Tally Prime में ‘Alter’ विकल्प का मुख्य कार्य पहले से बनी हुई जानकारी में बदलाव करना या उसे हटाना है। अगर ‘Create’ किसी चीज़ की शुरुआत है, तो ‘Alter’ उसे सुधारने या अपडेट करने का माध्यम है।
यहाँ ‘Alter’ के मुख्य उपयोगों का विस्तृत विवरण दिया गया है:
1. मास्टर डेटा में सुधार (Modifying Masters)
- Ledgers :– यदि किसी ग्राहक का नाम गलत हो गया है, पता बदल गया है या उसका ओपनिंग बैलेंस (Opening Balance) अपडेट करना है।
- Stock Items :– वस्तु का नाम, GST दर, या मापने की इकाई (Unit) में बदलाव करने के लिए।
- Groups :– किसी लेजर को गलत ग्रुप में डाल दिया हो, तो उसे सही ग्रुप में स्थानांतरित करने के लिए।
- Godowns :– गोदाम का नाम या लोकेशन बदलने के लिए।
2. वाउचर टाइप में बदलाव (Voucher Types)
- यदि आप अपने बिलों (Invoices) की नंबरिंग का तरीका बदलना चाहते हैं (जैसे Manual से Automatic करना), तो वह ‘Alter’ में जाकर ही संभव है।
3. डिलीट करना (Deleting Items/Ledgers)
- Tally में किसी भी मास्टर (जैसे लेजर या स्टॉक आइटम) को डिलीट करने के लिए आपको पहले उसे ‘Alter’ मोड में खोलना होगा और फिर कीबोर्ड से Alt + D दबाना होगा।
- ध्यान दें :– यदि उस लेजर या आइटम से संबंधित कोई एंट्री पहले से मौजूद है, तो वह तब तक डिलीट नहीं होगा जब तक आप उसकी एंट्रीज को डिलीट न कर दें।
4. कंपनी की जानकारी (Company Alteration)
- यदि आपकी कंपनी का मोबाइल नंबर, ईमेल आईडी, वित्तीय वर्ष (Financial Year) या सुरक्षा पासवर्ड (Security Password) बदलना है, तो इसके लिए कंपनी मेन्यू में जाकर ‘Alter’ का उपयोग किया जाता है।
Interesting Facts
- Tally Prime में ‘Alter‘ विकल्प के अंदर ही आपको ‘Chart of Accounts’ का विकल्प भी मिलता है, जहाँ से आप बड़े स्तर पर डेटा का विश्लेषण कर सकते हैं।
- यदि आप किसी एंट्री (Voucher) को पास करते समय ही किसी लेजर को सुधारना चाहते हैं, तो उस लेजर पर जाकर Ctrl + Enter दबाने से वह सीधे ‘Alter’ मोड में खुल जाता है।
- ’Alter’ में जाकर आप पुराने लेजर्स को ‘Inactive’ भी देख सकते हैं जो लंबे समय से इस्तेमाल नहीं हुए हैं।
महत्वपूर्ण प्रश्नोत्तर :-
प्रश्न 1:- क्या ‘Alter’ में जाकर हम किसी स्टॉक आइटम की यूनिट (Unit) बदल सकते हैं?
उत्तर:- हाँ, लेकिन यदि उस आइटम की कोई वाउचर एंट्री हो चुकी है, तो Tally आपको यूनिट बदलने की अनुमति तब तक नहीं देगा जब तक आप उन एंट्रीज को हटा न दें।
प्रश्न 2:- क्या हम एक साथ कई लेजर्स को ‘Alter’ कर सकते हैं?
उत्तर:- हाँ, इसके लिए ‘Chart of Accounts‘ में जाकर ‘Multi-Alter‘ विकल्प का चुनाव करना होता है।
प्रश्न 3:- ‘Alter’ और ‘Display’ में क्या अंतर है?
उत्तर:- ‘Display‘ में आप केवल जानकारी देख सकते हैं, कुछ बदल नहीं सकते। जबकि ‘Alter’ में आप जानकारी देख भी सकते हैं और उसे संपादित (Edit) भी कर सकते हैं।
” सुधार की गुंजाइश हमेशा रहती है, और ‘Alter’ विकल्प इसी सटीकता को बनाए रखने का टूल है।”
